“Bij DELA maken we het verschil voor onze klanten en families via digitalisering en de ontwikkeling van onze mensen.”

Inspirerende ICT & Digital employer in de kijker: DELA

Vanop onze bevoorrechte positie in de ICT & Digital-community hebben wij van Amon een uniek zicht op wat er in de sector leeft. En dat willen we maar wat graag delen. In deze reeks interviews gaan we uitgebreid in gesprek met organisaties die ICT & Digital centraal zetten in hun bedrijfsvoering. We duiken in de diepte over hoe het is om als IT’er bij deze vooraanstaande bedrijven te werken.

In dit artikel blikken we achter de schermen bij DELA, dé uitvaartspecialist. CIO Hans Haverbeke (ICT & Digital Coach of the Year 2019) geeft inzicht in de ins & outs van deze snelgroeiende organisatie, ook op het IT-vlak.

Van oorsprong is DELA een Nederlandse coöperatie die specialiseert in uitvaarten en uitvaartverzekeringen. Naast uitvaartcentra, crematoria en een repatriëringscentrum op de Brussels Airport, zet DELA ook in op nabestaandenzorg. Vorig jaar won DELA voor de vierde keer op rij de DECAVI-award voor beste uitvaartverzekering van België. Bovendien werd de organisatie een eerste keer bekroond in de categorie ‘Digitaal’, voor haar uitgebreide digitale dienstverlening.

Wist je dat DELA een letterwoord is dat staat voor Draagt Elkanders LAsten? En dat de organisatie al 80 kaarsjes uitblaast? De Belgische tak bestaat sinds 1989 en kende de afgelopen jaren een flinke groei, met vandaag bijna 800 medewerkers in dienst.

Het IT-team groeide van 4 naar 34 collega’s in minder dan 10 jaar. Die sterke groei loopt parallel met een sterke personalisering van uitvaarten. Op IT-vlak vertaalt zich dat in de ontwikkeling van zaken als de online uitvaartwensentool.

DELA zet in op digitalisering & ontwikkeling van haar medewerkers

Dela heeft de ambitieuze doelstelling om het verschil maken voor duizenden nieuwe en bestaande klanten in België. “IT speelt een cruciale en onmisbare rol in dat verhaal,” bevestigt CIO Hans Haverbeke, die in 2019 de Amon-award van ICT & Digital Coach of the Year won, als Head of Data & Analytics van Port of Antwerp. Hij werkt al meer dan 20 jaar in een digitale omgeving, over sectoren en landsgrenzen heen. Sinds enkele maanden is hij aan de slag als CIO bij DELA België: “Ik heb ontzettend veel goesting in deze nieuwe uitdaging. Idem voor de afwisseling en balans tussen gezond werken en een goede sfeer op de werkvloer. Het is héél belangrijk om plezier te vinden in je werk. Essentieel is dat de organisatie bij je past. En omgekeerd.”

DELA mikt vandaag op digitaal leiderschap in de sector. Dat betekent dat we blijven innoveren en vooruit denken. Dat doen we op het ritme van de groeiende vraag naar digitalisering bij onze verzekeringsklanten enerzijds en digitale oplossingen om nabestaanden en families te ondersteunen bij een afscheid anderzijds. Een tweede prioriteit is het continu versterken van het business partnership – waarbij we als IT professionals meedenken met de organisatie en met externe partners om zo een meerwaarde te blijven bieden. En ten slotte zetten we in op het versterken van onze ‘service excellence’. Daarbij staat het verder professionaliseren van onze dienstverlening centraal, bijvoorbeeld via toepassingen rond data, cloud & analytics.

Hans Haverbeke, CIO bij DELA

Snelle IT-interventie bij overstromingen Wallonië

En ja, de impact van IT binnen DELA is zéér concreet voelbaar, ook op het terrein. Hans Haverbeke illustreert aan de hand van een verrassend en hartverwarmend voorbeeld: “Tijdens de catastrofale overstromingen afgelopen zomer, in en rond Luik, werden een aantal uitvaartcentra uit het netwerk van DELA getroffen door het wassende water. Samen met onze collega’s op het terrein werkten we met man en macht aan het herstellen van de IT-infrastructuur, zodat de uitvaartcentra zo snel mogelijk weer operationeel waren en ten dienste van de families stonden. Sommige zaken konden we vanop afstand oplossen, zoals het re-routen van telefoonverbindingen. Tegelijk hielpen mensen ter plaatse de IT-infrastructuur te herstellen … Dan merk je dat DELA een zeer hecht en warm bedrijf is, met een familiale sfeer. Teamwerk staat hier centraal.”

Maatschappelijk relevant werk

Naast de digitale uitdaging, zoeken veel medewerkers vandaag een extra bron van motivatie. Maatschappelijke relevantie, bijvoorbeeld. Hans Haverbeke beaamt het belang daarvan: “Da’s precies wat we doen bij DELA: wij helpen om het verschil te maken tijdens de meest moeilijke momenten in een mensenleven. Daarom is onze band met de klant en met de families zo extreem belangrijk. Die maatschappelijke betrokkenheid krijgt een verlengstuk in onze IT-omgeving. Bijvoorbeeld met de bouw van een rouwapplicatie, of andere digitale toepassingen die het rouwproces eenvoudiger maken. Dat was een echte noodzaak tijdens de afgelopen maanden, toen er amper mensen werden toegelaten tijdens begrafenissen en uitvaarten.”

Een mensen-voor-mensenbedrijf

“Ons werk is inderdaad maatschappelijk relevant,” bevestigt Carsten Goossens, IT Project Manager bij DELA. “Dat kunnen we enkel waarmaken als we ook binnen de onderneming goed met elkaar omgaan. Het is het eerste bedrijf waarbij ik jobmatig iets doe om mensen rechtstreeks te helpen. En dat geeft veel voldoening.”

De sleutel tot succes bij DELA: samenwerking en communicatie. Als er geen tijd is voor elkaar, wordt er gewoon tijd gemaakt.

Carsten Goossens, IT Project Manager bij DELA

De coöperatieve aanpak hanteren de medewerkers van DELA niet enkel onderling. Ook leveranciers en consultants worden benaderd op basis van vertrouwen. “Aanvankelijk zwaaien onze leveranciers vaak met keiharde contracten. Tot ze begrijpen dat wij écht niet het onderste uit de kan willen, maar een solide samenwerking op lange termijn. Da’s typisch voor een mensen-voor-mensenbedrijf als DELA. Daarom denk ik elke keer: ik ben blij dat ik hier werk en niet ergens anders,” besluit Carsten Goossens.

Ook Dieter Herbots, Solution Architect bij DELA, was op zoek naar een organisatie die een collegiale sfeer hoog in het vaandel voert. Dat vond hij bij DELA.

Hier ben je geen nummer. Bij DELA kan je alle collega’s gewoon aanspreken aan de koffiemachine. Met een gesprekje over werk of privé; genre ‘hoe gaat het met jou’, vanuit een oprechte interesse. Toen ik hier 10 jaar geleden begon, leek het bedrijf op een kleine start-up. Nu zijn we een stuk groter, maar de werksfeer is intact gebleven. En er wordt hard aan gewerkt om dat zo te houden. Bijvoorbeeld met evenementen, koffiemomenten, etcetera.

Dieter Herbots, Solution Architect bij DELA

De digitale en online services van DELA zijn vandaag in volle ontwikkeling. En dat biedt kansen. Ook voor nieuwkomers. “Het aanbieden van een product of dienst volstaat vandaag niet langer. Dé uitdaging bestaat erin om onze digitale dienstverlening verder uit te bouwen, op maat van de wensen van klanten en families. Daar geloven we héél sterk in. En daarom blijven we investeren in IT-oplossingen waarbij de continue ontwikkeling van medewerkers centraal staat,” verklaart CIO Hans Haverbeke.

Dieter Herbots, Solution Architect bij DELA, treedt zijn collega bij: “Gezien de huidige groei, is dit hét moment om werk te maken van innovatie. Da’s belangrijk in onze dienstverlening naar een nieuwe generatie klanten en collega’s toe, die IT op een heel andere manier ‘consumeert’.”

DELA is anno 2021 in volle interne transformatie naar een cloud-model, met Office 365 als vlaggenschip. Inclusief Dynamics CRM en andere Microsoft-toepassingen voor het beheer van data, finance en HR. DELA hanteert dus een Microsoft-first-aanpak, maar werkt ook met andere technologie.

Vandaag denken en werken we meer en meer agile – en niet alleen bij IT, maar over de departementen heen. Dat is nodig om de shift te kunnen maken naar een meer digitale & data-gedreven organisatie. We zien een snelle evolutie naar de ‘digital native’ klant, voor wie de verwachtingen naar het gebruik van data en een optimale en persoonlijke dienstverlening steeds hoger liggen.
Verder focussen we op het stroomlijnen van onze IT security, een belangrijk aandachtspunt voor elke performante IT-omgeving.

Hans Haverbeke, CIO bij DELA

Microsoft-hubs als geavanceerde (thuis)werkplek

Via onze Microsoft-hubs slagen we erin de collega’s dichter bij elkaar te brengen, op een eenvoudige, laagdrempelige manier. Wat technologie betreft, staat iedereen op gelijke hoogte bij DELA. Er zijn bijvoorbeeld geen toestellen die exclusief voor de directie bestemd zijn. Heb je een Surface-laptop of een tablet nodig voor het werk? Wel, dan kan je die krijgen.

Dieter Herbots, Solution Architect bij DELA

De flexibele werkplek heeft fors aan belang gewonnen sinds de start van de coronaperiode. Van de ene op de andere dag moest iedereen thuis kunnen werken. Dieter Herbots, Solution Architect bij DELA, doet het relaas van de bruuske switch naar voltijds thuiswerk: “Dat was even een schok, maar binnen 24 uur was alles operationeel. Overigens denk ik dat de fulltime baan op kantoor voorgoed voorbij is – dat je ten alle tijde fysiek op kantoor moet zijn om te telefoneren, mailen of een interne applicatie te raadplegen.”

DELA stapte als één van de eerste bedrijven in België over op Microsoft Office 365. Ze begrepen al heel vroeg dat de werkplek van de toekomst er heel anders zou uitzien. Dat inzicht laat hen nu toe om verder te groeien en te werken in de cloud, weg van klassieke servers en datacentra. “Da’s ook nodig,” vervolgt Dieter Herbots. “Onze mensen werken vaak thuis, dus je werkplek afschermen van de buitenwereld, als een burcht met een slotgracht, is niet meer van deze tijd.”

Microsoft maakt het steeds makkelijker om met andere toestellen te werken, zoals een Mac. Binnenkort maakt het niet meer uit of je een Mac of pc hebt. “Dat was ooit wel anders,” bevestigt Dieter Herbots. “De browser wordt de centrale werkplek. Van daaruit kunnen we alles netjes beveiligen en toegankelijk maken, vanop afstand. Een mooie vooruitgang met het oog op de toekomst.”

Groei mét impact

Bij DELA staan heel wat nieuwe IT-projecten in de steigers, om de leidende positie in de sector te verstevigen. Carsten Goossens schetst de evolutie van de IT-strategie binnen het bedrijf: “Vroeger leunden we bijna integraal op uitbesteding, nu willen we zoveel mogelijk zelf in handen nemen. Vijf jaar terug werkten hier een handvol IT-medewerkers, nu zijn we met een team van 34. En we werken met een brede waaier aan technologieën en IT-oplossingen. Hier liggen dus aardig wat kansen voor IT’ers die ambitie hebben én scherp willen blijven.”

“Ik had vooraf wat reserves, maar het HR-verhaal en de beloftes die tijdens mijn aanwerving aan bod kwamen zijn ondertussen helemaal ingelost. Én overtroffen. Bij DELA heerst een positieve, oplossingsgerichte cultuur. Elke stem is evenwaardig, zonder hiërarchische beslommeringen,” vertelt Carsten Goossens, IT Project Manager bij DELA.

Wat is volgens CIO Hans Haverbeke het geheim van een goed draaiend IT-team? “Een heldere strategie en plan, met de juiste mensen op de juiste plaats. Geef mensen uitdagingen waar ze energie van krijgen en verder van kunnen ontwikkelen. Iemand wil een project trekken, of een andere uitdaging aangaan die aansluit bij de ambitie? Iemand wil beoogde competenties verder ontwikkelen? Wel, dan gaan we ervoor!”

Intern doorgroeien

DELA kent een sterke groei. En dat biedt kansen. Dieter Herbots, Solution Architect bij DELA: “IT is constant in beweging. De afgelopen 10 jaar heb ik verschillende functies gehad binnen de organisatie. Dat maakt het altijd boeiend en uitdagend. De meeste functies worden eerst intern opengesteld. Zo kan je makkelijk doorgroeien. Als er een functie vrijkomt, zit je al een beetje in pole position. Gelukkig sta je er als DELA-werknemer niet alleen voor. Je voert regelmatig gesprekken met de leidinggevende. Over je ambities, het leertraject, de nodige trainingen en cursussen,…”

IT’ers die vandaag starten, verwachten niet dat hun job in steen gebeiteld staat. De meeste collega’s hebben honger naar nieuwe kennis of nieuwe systemen … Ik ben erin geslaagd om van m’n hobby mijn beroep te maken. Dat is heel leuk. En als kers op de taart zijn enkele collega’s ook goede vrienden geworden.

Dieter Herbots, Solution Architect bij DELA

Leertraject en persoonlijke groei

Bij DELA is er altijd ruimte om extra opleidingen of een leertraject te bespreken met de leidinggevende. Idem voor je persoonlijke groei en innovatieve ideeën.

“Het klinkt gek, maar het is heel simpel: vragen staat vrij bij DELA. Ik heb het nog niet meegemaakt dat een vraag werd geweigerd. Als een opleiding of cursus op één of andere manier bijdraagt aan het invullen van je functie, dan wordt er budget vrijgemaakt,” besluit Dieter Herbots.

“De opportuniteiten om bij te leren en kennis op te doen, vind ik echt een geweldige meerwaarde,” vertelt Dounia El Hahaoui, Security Coordinator bij DELA. “Als je aangeeft dat je wil evolueren of je kennis aanscherpen, kan je bij DELA altijd rekenen op een ‘go’ van de leidinggevende. Je moet blijven zoeken en leren, is mijn persoonlijke overtuiging. De afgelopen maanden en jaren volgde ik op die manier al verschillende boeiende opleidingen bij Microsoft.”

Zin om verder kennis te maken met DELA en de IT-afdeling? Check de website!

Dounia El Hahaoui is Security Coordinator bij DELA. Ze werkt sinds 2 jaar bij DELA. Vandaag is ze verantwoordelijk voor het aansturen van de online security binnen het bedrijf, inclusief de (soms complexe) regelgeving en controles op online veiligheid van webapplicaties.

“Ik merkte meteen dat DELA geen typisch bedrijf is van dertien-in-een-dozijn. Op het einde van het sollicitatiegesprek was mijn hoofddoek nog niet ter sprake gekomen … Dat is altijd een moeilijk onderwerp, waar veel werkgevers op het eind van de rit niet voor openstaan. De HR-collega van DELA antwoordde heel direct op mijn vraag: dat ik bij DELA gewoon mag zijn wie ik ben. Dat gaf meteen veel vertrouwen.”

“Ik vind de sfeer onder de collega’s super, het is een echt topteam. Daarom voelde ik me hier meteen huis. Aanvankelijk was ik aan de slag als externe consultant, maar ik werd meteen betrokken bij alle meetings. Ik kreeg bovendien heel veel autonomie en vrijheid. Om de twee weken was er een gesprek met mijn directe leidinggevende, of alles goed verliep.”

Mijn verwachtingen werden meteen ruimschoots overtroffen. Vooral de geweldige teamspirit vond ik opvallend – wij zijn echt een groep. En het bedrijf neemt tal van initiatieven om haar appreciatie te tonen, zoals de aankoop nieuw IT-materiaal om thuis te werken. Het zit ‘m ook in kleine dingen, zoals een geschenkje voor Nieuwjaar of andere speciale gelegenheden. Heel attent!

Dounia El Hahaoui, Security Coordinator bij DELA

Ruimte voor inspraak en nieuwe kennis

“Andere bedrijven zijn vaak hiërarchisch georganiseerd, maar DELA heeft een vlakke organisatie,” analyseert Dounia El Hahaoui. “Ik ervaar geen afstand tussen het team en de managers, of de CEO. Als je met iemand wil praten, dan kan dat gewoon.”

“Er is absoluut ruimte voor inspraak en creatieve oplossingen. Hoe meer initiatief je neemt, hoe beter. Er wordt altijd geluisterd, ook al zijn je ideeën niet altijd uitvoerbaar.”

Zin om verder kennis te maken met DELA en de IT-afdeling? Check de website!

“Bij veel bedrijven staan het resultaat en de klant voorop. Maar dat geldt niet altijd voor de medewerkers van het bedrijf. Van hen wordt soms verwacht dat ze de hele tijd sprintjes trekken om de kwartaaltargets te halen. Maar een marathon kan je niet sprinten als je duurzaam te werk wil gaan,” repliceert Hans Haverbeke, CIO bij DELA. Hij hanteert z’n eigen filosofie: “Om een duurzame loopbaan uit te bouwen, moet je het juiste ritme vinden. Daarom moet je als manager realistisch zijn in het bepalen van doelen. Bij DELA werken we efficiënt en result-driven, maar met gepaste snelheid – resultaten, klanten, én vooral mensen staan daarbij centraal.”

Het is een moderne visie op HR en management, die een extra woordje uitleg vraagt. “Digitale technologie en online vooruitgang versnellen op exponentiële wijze. De menselijke capaciteiten groeien niet exponentieel mee. Die zijn gelimiteerd, en vereisen een duurzame aanpak. En dat is vandaag de échte uitdaging, als je succes wil hebben op lange termijn: het vinden van een goede balans tussen klant, mens en resultaat.”

Dit bedrijf zet sterk in op de professionele en persoonlijke ontwikkeling van medewerkers – horizontaal, verticaal én diagonaal. Dat doen we op tal van manieren, via coaching, mentorship, opleidingen, learning on the job,… En heel belangrijk: er is ook ruimte om fouten te maken en die bespreekbaar te maken, zodat we eruit kunnen leren, want niemand is perfect, inclusief ikzelf (lacht).

Hans Haverbeke, CIO bij DELA

“Ik ben geen fan van sterk hiërarchisch gedreven organisaties, ook al heb ik zelf een leidinggevende functie. Ik hou van korte lijnen en een open dialoog. Bovendien wil ik weten wat er speelt bij de collega’s op de werkvloer. En bij onze uitvaartcentra, die het dichtst bij de klant staan. Daarom ga ik nu en dan op bezoek bij de collega’s op het terrein, om de concrete impact van ons werk te zien en waar wij als IT verbeteringen kunnen realiseren.”

Persoonlijk initiatief in plaats van micro-management

Dounia El Hahaoui, Security Coordinator bij DELA, stelt de autonomie en de vrijheid bij DELA erg op prijs, om haar werk in te vullen zoals ze zelf wil. Een voorbeeldje? “Als de info op Sharepoint niet langer up-to-date is, ga ik er gewoon mee aan de slag. Centraal in de HR-aanpak staat het persoonlijke initiatief van de werknemer, in plaats van micro-management. De managers geven ons het volledige vertrouwen. Conclusie: ik voel me heel goed bij DELA. Ik dénk er niet aan om te veranderen!”

Bij DELA kijkt de leidinggevende dus niet de hele tijd over je schouder mee. Wel kan je er altijd terecht als er moeilijkheden opduiken. Carsten Goossens, IT Project Manager: “Je kan dat het best omschrijven als coachend leiderschap. En wie genoeg ervaring heeft, hoeft eigenlijk amper beroep te doen op zijn of haar manager.”

DELA is een mensen-voor-mensenbedrijf. Werknemer en leidinggevende wisselen regelmatig feedback uit, omdat iedereen er beter van wordt. Daar hechten onze managers veel belang aan. Ze zorgen ervoor dat de medewerkers zich goed voelen … Het is een geweldige steun om te weten dat je er niet alleen voor staat, en niet alle problemen zelf hoeft op te lossen.

Carsten Goossens, IT Project Manager

Zin om verder kennis te maken met DELA en de IT-afdeling? Check de website!

DELA prijkt al jarenlang in de top tien van ‘Great Places To Work’ in België. Da’s geen award die je zomaar kan kopen. Deze award is gebaseerd op een onafhankelijke, externe enquête die afgenomen wordt bij de werknemers waarbij men de ‘trust index’ meet. Deze index is gebaseerd op vijf pijlers: geloofwaardigheid, respect, eerlijkheid, trots en collegialiteit. Tijdens de laatste enquête realiseerde DELA een trust index van maar liefst 87%.

“Dat was voor mij toch een extra reden om hier te komen werken,” erkent Hans Haverbeke. “Na een paar maanden bij DELA kan ik met de hand op het hart bevestigen: het is een fantastische organisatie om te werken.”

En ja, CIO Hans Haverbeke is trots op z’n werk, door verschillende factoren: “Heel belangrijk vind ik de maatschappelijke relevantie van ons werk. Want wij maken mee het verschil tijdens de moeilijke, bepalende momenten in een mensenleven. En daar heb je echt een topteam voor nodig, en een goede werksfeer!”

Bij DELA kan je als IT’er écht het verschil maken. Je kan de organisatie mee richting en vorm geven. Het is fantastisch om te kunnen terugkijken op de afgelopen 10 jaar, en wat ik hier allemaal mocht realiseren tijdens die periode.

Dieter Herbots, Solution Architect bij DELA

Wat me echt overtuigde om hier aan de slag te gaan, is de positieve sfeer tussen de collega’s. Dat voelde ik al meteen tijdens het eerste sollicitatiegesprek. Die open cultuur is niet enkel een slogan op een poster aan de muur. Ik vind: een werkgever kies je voor langere tijd. Dan is een aangename werkomgeving een héél belangrijk argument.

Carsten Goossens, IT Project Manager bij DELA

Een work-lifebalance in evenwicht

“Bij DELA krijg je ook bij de organisatie van je werktijd vertrouwen en vrijheid,” vertelt Dounia El Hahaoui, Security Coordinator bij DELA. “En als ik tijdens de werkuren een tandartsafspraak heb, dan kan dat gewoon.”

Ook Carsten Goossens, IT Project Manager vindt dat zijn work-lifebalance goed in evenwicht is. “Ik had vooraf ingecalculeerd om elke dag een hele poos onderweg te zijn, maar dat is grotendeels weggevallen tijdens de coronaperiode. Het gevolg is dat je ’s morgens wat vroeger kan starten. Uiteindelijk werk je soms wat meer of wat langer dan voorzien, maar goed. Dat evenwicht moet je zelf bewaken.”

Dieter Herbots, Solution Architect, sluit zich aan bij z’n collega’s: “De flexibiliteit is bij DELA inderdaad een grote troef. We kunnen onze work-life-balance deels zelf invullen. Ik haal er bijvoorbeeld energie uit om ’s avonds te werken. Als vader van 2 jonge kinderen ben ik ‘s avonds beter gefocust. Het is fijn dat mijn werkgever dat helemaal prima vindt.”

Als organisatie die coachend leiderschap hoog in het vaandel draagt, steunt DELA Amons awarduitreiking ICT & Digital Coach of the Year. Zien we jou op This is IT, hét event van Belgische ICT & Digital community?

Foto’s: © DELA