IT RECRUITING & STAFFING COMPANY OF THE YEAR
Een crisis zo nu en dan, dat is goed voor je team! Toegegeven, het klinkt wat kort door de bocht, maar er zit een waarheid in. “Een team groeit pas echt door samen crisissen te overwinnen”, beaamt Bjorn Van Reet, Dream Team Builder en sinds 2023 CIO bij Fednot, de Federatie van het Notariaat. De ultieme missie van zijn divers IT-team? Impact creëren voor een hele beroepsgroep – en bij uitbreiding voor miljoenen Belgische burgers.
‘The pressure is on’, zoveel is duidelijk. Maar hoe bouw je een IT-team dat niet alleen standhoudt onder druk, maar daar zelfs sterker van wordt? En meer nog: hoe doe je dat in een sector die tegelijk traditioneel én vooruitstrevend is? Dat en nog veel meer vroeg Amon aan Bjorn tijdens een diepgravend gesprek.
De klant centraal in de matrix
“Bij Fednot ondersteunen we zo’n 1.700 notarissen en – indirect – meer dan 10.000 medewerkers”, steekt Bjorn van wal. “Dat is een unieke doelgroep met een eigen dynamiek. Om daar als IT-organisatie doeltreffend op in te spelen, heb je een heldere structuur nodig.
Bij Fednot stoelt die structuur op vier pijlers:
1. Productontwikkeling – voor alle software en apps;
2. Data & AI – voor rapportering, analyse en strategische inzichten;
3. Operaties (infrastructuur) – voor stabiliteit en veiligheid;
4. Customer Care – het kloppende hart van IT, dat waakt over dienstverlening.
“Daarnaast werken we met transversale expertises zoals security, architectuur en partnerbeheer om samenhang te creëren”, gaat Bjorn verder. “Daarom werken we met een matrixstructuur: verticaal draait het om expertise opbouwen binnen een specifieke pijler, horizontaal gaat het om klantgerichtheid over alle pijlers heen.”
Structuur + duidelijkheid = ownership
Die gestructureerde aanpak is er ook om ownership te stimuleren. “Elke pijler in onze IT-organisatie heeft zijn eigen budget en Profit & Loss-verantwoordelijkheid”, legt Bjorn uit. “We hebben een global roadmap met 60 initiatieven – elk met een ‘owner’. Die persoon is dan verantwoordelijk om het initiatief tot een goed einde te brengen.”
Ook prioriteiten bepaalt Fednot transparant: samen met het directiecomité en vertegenwoordigers uit het notariaat bekijkt de IT-organisatie elk jaar wat écht telt. Bjorn: “Ik geloof sterk in het principe ‘make targets visible’. Cruciaal is dat iedereen weet waarom iets belangrijk is. Als je de doelstelling duidelijk deelt, kunnen je teamleden toewerken naar iets dat tastbaar is. Goed voor de drive en focus!”
“Een dreamteam vult en voelt elkaar aan. Zoals in het voetbal: je hebt geen 11 verdedigers nodig, maar ook middenvelders en aanvallers.”
Bjorn Van Reet (Fednot)
Van én over elkaar leren
Maar met structuur, transparante doelstellingen en ownership alleen kom je er niet … “Klopt”, vult Bjorn aan. “Een dreamteam – hoe divers ook – vult en voelt elkaar perfect aan. Zoals in het voetbal: je hebt geen 11 verdedigers nodig, maar ook middenvelders en aanvallers.
Wel zijn vertrouwen en verbondenheid daarbij cruciaal. En dat begint met oprechte interesse in elkaar. Bjorn: “We starten bewust met gesprekken over wie mensen écht zijn. Wat hen drijft. Waar ze in geloven. Het is soms frappant hoe collega’s jaren samenwerken zonder elkaars hobby’s of drijfveren te kennen. Die menselijke aspecten zijn nochtans cruciaal voor een vertrouwensband.”
Fednot stimuleert connectie ook met gezamenlijke lunches, culturele initiatieven en intergenerationele teams. “Zo ontstaat er meer uitwisseling tussen jong en ervaren”, aldus Bjorn. “Een mix die zowel snelheid als stabiliteit brengt.”
Crisis als katalysator voor groei
Al worden teams pas echt sterk en hecht als ze samen door een crisis gaan. Bjorn: “Tijdens COVID werkte ik bij een bedrijf dat in één klap van 500 miljoen euro omzet naar nul ging. De onzekerheid was enorm. Maar net dan zag je wie er opstond, wie elkaar ondersteunde. Dat schept een band voor het leven.”
Bij Fednot leidde een cybersecurity-incident tot zo’n moment van verbondenheid. “Binnen de 48 uur moesten we een fraudezaak blootleggen”, herinnert Bjorn zich. “Iedereen – IT, notarissen, burgers – werkte samen. Vervolgens rolde ons team razendsnel extra beveiliging uit via two-factor authentication. Dat was pas samenwerken op topniveau!”
“Je wint geen Champions League zonder eens een match te verliezen. Met IT-teams is dat net hetzelfde: in een crisis leer je pas écht samenwerken.”
Bjorn Van Reet (Fednot)
Ownership is geen toeval
Fednot meet nagenoeg alles: van oplostijden in support, over velocity bij development, tot klanttevredenheid. “Dat is in het begin even wennen, maar het creëert openheid en een cultuur van coaching en continue verbetering. Uiteindelijk wordt het een spel: kan ik het slimmer, sneller, kwalitatiever?”
Een concreet voorbeeld: na elk supportticket volgt een NPS-bevraging. “Onze 8,5 op 10 is nu een benchmark. Zo maken we onzichtbare prestaties zichtbaar – en kunnen we gericht verbeteren.”
Van falen naar leren
Hoewel het notariaat traditioneel als behoudsgezind bekendstaat, merkt Bjorn in de praktijk vooral goesting in vernieuwing. “De sector heeft zélf – en collectief – gekozen voor digitalisering. Vanuit Fednot ondersteunen we dat met tools zoals blockchain, AI voor administratieve taken en digitale kluizen voor burgers.”
“Zodra notarissen een uitdaging signaleren – denk aan crypto, digitalisering van akten of efficiëntie – schieten we meteen in actie. Zo wordt er sterk ingezet op AI om repetitieve taken over te nemen, zodat de notaris meer tijd heeft voor juridisch advies. Dat versterkt de rol van de notaris én creëert impact voor de burger.”